Ментальные модели для облачных систем хранения

No items found.
Аудио перевод статьи
0:00
0:00
·

Резюме: Пользователи имеют примитивное представление об облачных сервисах и пытаются приспособить их к своим существующим, более простым ментальным моделям, которые они сформировали для аналогичных, более традиционных сервисов.

Google Drive, Dropbox, OneDrive, iCloud — эти названия стали всем хорошо знакомы. Все они представляют собой облачные системы хранения данных, которые люди используют каждый день для различных целей, от синхронизации информации между устройствами до совместной работы с другими людьми в режиме реального времени.

Тем не менее, эти системы сложны, и пользователи не всегда хорошо понимают, как они работают. Мы решили разобраться, что люди думают об этих системах, и опросили 8 участников, которые поделились с нами своим опытом использования Google Диска, OneDrive и Dropbox. Некоторые также кратко описали свой опыт работы с другими сервисами, такими как Apple iCloud и Adobe Creative Cloud.

Сложные системы, упрощенные ментальные модели

С точки зрения пользователя, при обычном взаимодействии с веб-сайтом или приложением обычно есть одна действующая сила: пользователь. Изменения в состоянии системы происходят чаще всего в ответ на действие пользователя, и пользователи могут построить достаточно простую ментальную модель, основанную на изменении между выполнением действия и оценкой реакции системы — по крайней мере, если конструкция следует эвристическому принципу юзабилити №1: видимость состояния системы, чтобы пользователи знали, что сделала система.

Облачные системы отличаются тем, что несколько пользователей могут взаимодействовать с системой одновременно; все эти взаимодействия могут изменить состояние системы. (Кроме того, в системе могут быть действующие силы искусственного интеллекта, которые вызывают дополнительные изменения в ней без участия человека. Конечно, традиционные, не облачные системы также могут иметь эту функцию, но она чаще встречается в облаке.) Из-за этого пользователям может быть сложно понять состояние системы в данный момент или спрогнозировать реакцию системы на какое-либо конкретное действие.

Наше исследование показывает, что пользователи пытаются адаптироваться к мультиагентной парадигме (имеется в виду модель взаимодействия облачной системы с множеством пользователей одновременно) простыми способами:

  • Они используют внешние традиционные каналы связи (например, электронную почту или личное общение) для обмена информацией и установления правил сотрудничества.
  • Они внимательно относятся к вкладам других людей и проявляют чрезмерную осторожность, когда дело доходит до изменения или удаления данных, которые могут быть переданы другим в дальнейшее пользование.
  • У них плохая организация собственных информационных данных из-за (1) непонимания того, как перемещение или удаление этих данных изменяет права доступа и, таким образом, влияет на их использование другими, и (2) UI ограничения веб-интерфейса облачных систем (в котором прямая манипуляция данными поддерживается в меньшей степени, чем это обычно делается в других аналогичных типах интерфейсов).
  • Редко возникают вопросы о конфиденциальности: по крайней мере, с сервисами от известных компаний, таких как Google и Microsoft, люди готовы игнорировать ее ради удобства.
  • (Повторный) поиск информации, которой поделились другие, является сложной задачей и требует использования внешних инструментов, таких как электронная почта. Эта проблема усложняется тем фактом, что некоторая общая информация находится сразу в нескольких местах.

Обратите внимание в этом списке на сильную зависимость от традиционных механизмов взаимодействия с одной действующей силой для обхода сложных облачных систем: электронная почта, личное общение, доверие к бренду в реальном мире.

Плохое управление информацией приводит к быстрому распространению старой информации. При этом непонятно, кто может получить к ней доступ и каким образом (в режиме просмотра или редактирования). Поскольку у людей возникают проблемы с проверкой прав доступа, часто конфиденциальная информация продолжает оставаться доступной для тех, кто больше не должен иметь к ней доступа (например, для тех, кто больше не работает в организации).

Во многих отношениях пользователи, кажется, пытаются приспособить эти мультиагентные системы к существующим, более простым ментальным моделям, которые у них были для аналогичных одноагентных взаимодействий. Примером может служить вопрос о правах доступа к данным, который возникает, когда люди прикрепляют документы из "облака" к электронной почте, не понимая, что эти документы нуждаются в соответствующем разрешении на право доступа к ним получателей. Таким образом, они перенесли существующую ментальную модель почтового вложения (в которой говорится, что документ отправляется получателю электронной почты) на "прикрепленные" облачные документы.

Хотя мы обсуждаем эти проблемы в рамках использования облачных сервисов для хранения данных, вполне вероятно, что они будут встречаться во множестве других услугах подобных облачных сервисов, где несколько пользователей могут изменять состояние системы.

Почему люди используют облачное хранилище

Участники нашего исследования сообщили о нескольких основных причинах использования этих систем, перечисленных ниже в порядке их частоты:

  • Обмен информацией с другими
  • Доступ к документам отовсюду
  • Передача и синхронизация информации между устройствами
  • Совместная работа над документами и файлами с другими пользователями
  • Расширенное хранение и резервное копирование или архивирование файлов

Google Диск и OneDrive использовались больше всего для совместной работы — из-за их соответствующего соединения с Google Docs / Google Sheets и Microsoft Office 365 соответственно. У Dropbox также есть приложение под названием Paper, которое позволяет создавать документы и сотрудничать в режиме онлайн, но никто из наших пользователей не был знаком с ним.

Предпочтение одного облачного сервиса другому обычно продиктовано косвенными факторами:

Одна из участниц рассказала, почему она начала использовать OneDrive: «Знаете, мы уже были частью экосистемы, так что это было вполне логично, поскольку мы уже использовали Microsoft Word, Excel, PowerPoint и даже Outlook. […] Мы также использовали Skype для встреч, как личных, так и деловых. […] Так что было довольно просто сказать: «Хорошо, давайте просто воспользуемся OneDrive». Потому что это часть экосистемы, и он намного упростит нам работу, позволит бесперебойно работать во всех направлениях».

В случае с Google Диском и OneDrive люди чувствовали, что также легко получить доступ к сервису через электронную почту и другие приложения, которые они уже использовали, и, следовательно, им не нужно было входить в систему отдельно:

Некоторым пришлось использовать Google Диск, потому что они начали использовать Google Документы и Google Таблицы для совместной работы. Точно так же во вселенной Microsoft несколько участников вспомнили, что начали использовать OneDrive, потому что он был интегрирован с SharePoint или с пакетом Office 365. Некоторые люди использовали iCloud для хранения фотографий, потому что он уже был связан с их iPhone.

«Я использую Google Диск, потому что есть Google Таблицы и Google Документы. […] Есть возможность совместно работать над определенными документами, которые вы можете отправить на свой диск. Я не знаю, есть ли у Dropbox такая же функциональность, или вам нужно работать в Excel, а затем что-то сохранять. Мы никогда не занимались совместной работой […], пока не начали использовать Google Диск и Google Таблицы ».

  • Им уже пользуются коллабораторы или коллеги. Многие люди сообщали об использовании облачного сервиса для сотрудничества с определенной группой людей, которая уже его использовала. В некоторых случаях их рабочее место принудительно использовало какой-то определенный сервис (например, OneDrive), а ИТ-отдел компании интегрировал и установил этот сервис на компьютерах сотрудников.

Один из участников объяснил: «По сути, у каждого менеджера в моей команде есть OneDrive, и мы настроили его для различных объектов, которыми мы управляем. Мы составляем финансовую отчетность для различных организаций, поэтому мы используем его в качестве области хранения файлов, чтобы наши команды также могли работать там в […] условиях совместной работы, чтобы они могли […] обновлять информацию, пока я [ …] ее просматриваю ».

Ограничения объёма памяти

Хотя пользователи не сообщали о том, что их беспокоит объем хранилища для Google Диска или OneDrive, Dropbox, как правило, меньше использовался для архивирования или хранения файлов, особенно из-за ограничений объема хранилища: наши участники не хотели платить за дополнительное пространство, поэтому они избегали хранения слишком большого количества файлов в Dropbox. Одна из участниц описала свою стратегию по предотвращению превышения лимита хранилища:

«На самом деле у меня есть бесплатная версия Dropbox, и она заполняется довольно быстро. Поэтому я приму файлы от клиента или кого-то, с кем я работаю, а затем, когда я закончу с этим проектом, я как бы деактивирую его, чтобы освободить больше места для чего-то другого».

(Эта стратегия не является большой новостью: люди склонны использовать ее версию всякий раз, когда им угрожает нехватка места. Например, в нашем исследовании мобильных пользователей в Индии мы обнаружили, что они часто сохраняли приложения в своих SD-карты, чтобы не использовать ограниченные возможности памяти телефона.)

Одна из распространенных проблем Dropbox заключалась в том, что для того, чтобы иметь возможность активно использовать общую папку, пользователю нужно было добавить ее в свое пространство Dropbox, таким образом занимая свое собственное хранилище. Одна из участниц описала использование функции ожидающих общих папок Dropbox, которая по сути позволяла пользователю отслеживать папку, к которой ей предоставили доступ, не добавляя ее в свой Dropbox. Она упомянула, что ждала, чтобы добавить эту папку, пока не будет готова начать работать над ней.

«Мне нужно было избавиться от файлов, чтобы [освободить место в Dropbox] — например, эта папка, фотографии для юбилейной книги, теперь находится в Ожидающих общих папках, потому что проект еще не завершен, но у меня был другой проект, который занимал много места, поэтому мне пришлось ее переместить. Итак […] я как бы переместила ее из своего хранилища, и когда мне нужно будет использовать ее снова, мне придется снова освободить место и вставить ее обратно ».

Dropbox: функция Ожидающих общих папок использовалась одним участником, чтобы обойти ограничения объема хранилища.

Еще один способ обойти ограничения вместимости Dropbox — использовать файлы, которыми другие пользователи поделились по ссылкам, без сохранения их в собственной учетной записи пользователя. Эта практика была обременительной, поскольку пользователям приходилось находить ссылку, по которой им предоставили доступ (обычно путем поиска в старых электронных письмах), каждый раз, когда они хотели использовать файл.

Вопросы конфиденциальности

Обычно людей не заботила конфиденциальность информации, хранящейся в облаке. Большинство из них доверяли провайдерам сервиса и были готовы поделиться даже самой конфиденциальной информацией, такой как номера социального страхования или налоговые документы. Особенно с Google Drive и OneDrive, такое доверие частично объяснялось тем, что пользователи уже доверяли Google и Microsoft, так как использовали их продукты в течение долгого времени. Кроме того, в некоторых случаях использование облачных сервисов было навязано их работодателем, что добавило легитимности.

"Я слегка обеспокоен, потому что некоторые данные довольно чувствительны и, знаете, было бы нехорошо, если бы кто-нибудь мог получить к ним доступ, но [...] я не слишком много думаю об этом."

Устройства и каналы связи

Все наши участники сообщили об использовании Google Drive и OneDrive в основном на своих настольных и портативных компьютерах. Хотя у большинства из них также были установлены соответствующие приложения на телефонах, они, как правило, использовали их только для просмотра информации — некоторые отметили, что редактировать файлы на мобильных устройствах слишком сложно (вывод, который согласуется с нашим исследованием важности устройств).

Один пользователь объяснил: "У меня на телефоне есть приложение Google Drive, но я использую его только в качестве справки. Так что, если я где-то нахожусь, я не делаю правки на своем телефоне, экран слишком маленький, и мне не нравится печатать на телефоне; я использую приложение только для того, чтобы достать из него файлы, а затем использовать их как референс".

Dropbox был несколько иным — потому что он рассматривался в первую очередь как способ совместного использования и передачи файлов, а не столько для хранения или совместной работы, некоторые люди сообщали, что пользовались им в основном в телефоне для передачи фотографий.

На компьютерах большинство наших пользователей (за одним исключением) обращались к сервису через веб-приложение, а не устанавливали собственное настольное приложение. Один участник действительно использовал OneDrive только через настольное приложение, а у нескольких он был установлен (например, потому что их ИТ-отдел установил его), но они не использовали его. Использование веб-канала подключения повлияло на оценки этих сервисов у многих пользователей.

Интересно, что пользователь, у которого на компьютере было установлено собственное приложение OneDrive, использовал его исключительно для хранения файлов и доступа к ним между устройствами — он никогда не делился файлами с другими. Он фактически относился к OneDrive как к еще одному хранилищу на своем компьютере.

Организация файлов и управление ими

У большинства пользователей Google Диска не было четкой организации своих файлов. Некоторые люди создали папки для совместного использования с определенными соавторами, но многие файлы были просто сброшены, без какой-либо стратегии управления информацией. Чтобы найти файл, люди сообщали, что искали его, полагаясь на функцию поиска недавних файлов или просматривая свою электронную почту, чтобы найти файлы, которыми с ними поделились другие.

«Я могу [найти документ] через свой Gmail, потому что я думаю, что есть соответствующее электронное письмо, которое приходит с этим файлообменом. […] Я введу в поиск слова или фразы, которые я приблизительно помню относительно искомого файла, или автора письма, а затем буду просматривать все электронные письма от этого человека».

Сложность заключалась в том, что с некоторыми сервисами файлы, которыми совместно пользовались другие, могли появляться в нескольких местах — например, на Google Диске они могли находиться в папке «Доступные мне», а также в любой другой папке, куда получатель мог их разместить.

Одним из побочных эффектов плохой организации информации стал всем хорошо известный с глаз долой, из сердца вон: некоторые участники полностью забыли о том, что было в их учетной записи облачного хранилища — многие выразили удивление по поводу файлов, которые они нашли там:

«О, я думаю, что раньше использовал это в своем бизнесе. О, черт возьми, это действительно старо. Многие из них действительно старые. […] Похоже, у меня есть файл с рецептами, который я явно не использовал. То есть я забыл, что он там ».

Один пользователь упомянул, что у нее возникли трудности с организацией файлов на Google Диске, потому что она не могла легко перетаскивать их или открыть сразу несколько окон:

«Я считаю, что на самом деле довольно сложно организовать что-то на Google Диске, потому что я привыкла к рабочему столу, где можно перетаскивать элементы, и одновременно открывать несколько окон и […],вы знаете, мне видно три или четыре папки, и я могу перетаскивать файлы между этими папками, чего я не могу делать на Google Диске. Конечно, я часто жалею, что не могу организовать Google Диск лучше, чем сейчас».

В OneDrive пользователи, как правило, были более организованы со своей информацией. Пользовательский интерфейс OneDrive по умолчанию больше похож на интерфейс традиционной файловой системы, поэтому вполне возможно, что пользователям этого сервиса было немного легче организовать свои данные. Несмотря на то, что прямое воздействие на организацию данных было доступно, по крайней мере в некоторой степени, во всех трех сервисах, оно казалось менее очевидным для некоторых пользователей, и эта очевидность повлияла на процесс управления информацией пользователями.

Вид по умолчанию веб-интерфейса Google Диска
Вид  по умолчанию веб-интерфейса Dropbox
Вид по умолчанию веб-интерфейса OneDrive, который больше всего похож на типичный вид папок с фпайлами.

Где живут файлы

Никто из наших пользователей не ожидал, что файлы, хранящиеся в облаке, будут доступны в режиме оффлайн, и не полагался на автономный доступ, предоставляемый облачными службами. Даже участник, который использовал OneDrive исключительно через собственное настольное приложение, не осознавал, что копии (некоторых) его файлов хранятся на его локальном жестком диске. Фактически, он упомянул об использовании облака для освобождения своего локального хранилища:

«Я знаю, что на компьютере есть только определенное количество места, с которым он может справиться. […] Я использую [OneDrive] как дополнительное пространство для хранения […], почти как своего рода цифровой картотечный шкаф. Например, если есть что-то […], к чему мне позже может понадобиться, хотя, скорее, не понадобиться,  получить доступ […] — позвольте мне, на всякий случай, убедиться, что я сохранил это где-то в общей куче. Что я сделаю, я просто возьму этот файл, я удалю его, а потом перейду в свой OneDrive, свои документы […] И потом, получается, на моем компьютере нет этого файла, но он все таки сохранился у меня типа как в цифровом ящике."

(В OneDrive есть индикатор, показывающий, когда файлы доступны локально, но его значение было непонятно нашему пользователю.)

Наш участник не знал, что означают галочки и облако в столбце «Статус» приложения OneDrive, и не понимал, что его файлы OneDrive хранятся на его компьютере.

Некоторые же пользователи Google Drive заявили, что они предполагали, что Google Drive можно будет заставить работать в автономном режиме, но они никогда не задумывались об этом.

Когда мы спросили их, как они будут получать доступ к своему файлу в автономном режиме (например, в самолете без подключения к Интернету), все наши пользователи сказали, что они предпримут дополнительные шаги, чтобы загрузить файл из облачного сервиса и сохранить его как отдельный файл на их компьютер. Затем, когда они снова будут в сети, они просто вручную загрузят измененный файл обратно в облако:

«Что я делаю заранее, так это всегда беру любой файл или папку, к которым мне понадобится получить доступ, и я просто перетаскиваю их [на свой собственный диск] […], и, то есть, потом неважно, есть ли у меня Интернет или нет, ведь мои файлы непосредственно на моем [компьютере]».

У кого есть доступ к облачным файлам

Большинство наших пользователей плохо понимали права доступа и то, как они меняются при копировании или перемещении файлов. Некоторым было сложно даже проверить, у кого есть доступ к файлу — облачный интерфейс не делал это особенно очевидным. Было ясно, что большинство пользователей не очень часто проверяют разрешения доступа.

По словам одного из участников: «На самом деле я действительно не знаю, как проверить [у кого есть права доступа к файлу] […] Мне кажется, что я помню, как давал кому-то доступ к документам раньше или к редактированию документов, но я не могу вспомнить как я это сделал, […] Я не могу точно сказать в данный момент».

Google Диск: участница не знала, как проверить права доступа к выбранному файлу, хотя сведения о файле отображались на экране. В конце концов она выяснила, что при наведении курсора на «иконку» профиля в окне «Детали» отображается, кому был предоставлен доступ к файлу, но она все еще не знала, какие типы прав (редактирование или просмотр) доступны каждому пользователю, и в итоге выполнила поиск в Google, чтобы разобраться в этом. Но даже тогда ей было довольно сложно следовать инструкциям.

Дополнительная сложность заключалась в том, что файлом можно было поделиться, отправив ссылку получателю или непосредственно добавив этого человека в список людей, которые могут получить доступ к файлу. Отправка ссылки не позволяла пользователям увидеть, у кого был доступ к файлу. Некоторые предпочитали делиться ссылкой, потому что считали, что это проще (отправить ссылку группе людей по электронной почте было проще, чем добавить эту же группу в список разрешенных пользователей, возможно, потому, что адреса электронных ящиков уже были сохранены в программе электронной почты, плюс такая рассылка соответствовала уже существующей ментальной модели совместного использования веб-страницы). Кроме того, некоторые программы электронной почты были интегрированы с облачным сервисом и упрощали прикрепление облачного документа (хотя такая практика часто приводила к конфликтам разрешений на право доступа: прикрепление файла не всегда позволяло получателю получить к нему доступ, если не было соответствующего разрешения).

Следствием недостаточной заметности прав доступа является отсутствие информационной безопасности. Некоторые из наших участников все еще имели доступ к связанным с работой материалам с предыдущих рабочих мест, поскольку права не обновлялись, когда они уходили. (Даже если их учетная запись в компании могла быть удалена при смене места работы, некоторые файлы предоставлялись через ссылки или через личную учетную запись пользователя).

Права доступа к новому файлу

Когда люди создавали новый файл в общей папке, все участники ожидали, что все, у кого есть доступ к этой папке, будут иметь доступ к файлу — другими словами, ожидали, что файл наследует права доступа родительской папки.

Но эта модель стала запутанной, когда мы спросили их, что произойдет, если они изменят местоположение файла или удалят его. Большинство людей просто осознали, что они не совсем понимают, что произойдет, и никогда не задумывались об этом. Из-за отсутствия четкой модели они вряд ли захотят очистить или реорганизовать информацию. Также это частично объясняет, почему в целом их репозитории облачных хранилищ были относительно беспорядочными.

Разрешение на удаление файла

У участников были расплывчатые и противоречивые представления относительно того, что произойдет, если они попытаются удалить файл в общей папке. Некоторые думали, что только владелец может удалить файл, а другие считали, что любой, кто может редактировать файл, может удалить его. Одна участница подумала, что файл исчезнет из ее поля зрения, но по-прежнему будет доступен для соавторов.

Google Диск: при удалении файла из папки он становится невидимым, но остается доступным для соавторов (независимо от того, кто является владельцем). Однако большинство пользователей не знали об этом.

Перемещение или копирование файла

Люди понятия не имели, что произойдет, если файл будет перемещен в другое место. Отвечая на вопрос, большинство участников догадались, что при перемещении файла из источника в место назначения его окончательные разрешения на право доступа будут объединением разрешений источника и места назначения. Таким образом, они чувствовали, что если они переместят файл, к которому предоставлен общий доступ человеку A, в папку, доступную пользователю B, то и A, и B будут иметь доступ к этому файлу.

Цитаты наших участников:

«[Если вы переместите файл в другую папку], я не понимаю, почему [текущие соавторы] не [смогли бы получить к нему доступ] […] даже если [конечная папка] была бы личной, этот файл изначально был доступен всем этим пользователям, поэтому они все равно должны иметь к нему доступ. Я никогда так не делал. Так что, опять же, я не знаю ».
«Допустим, я переношу файлы из летней папки, в которой у вас нет прав доступа, в тестовую папку, в которой у вас есть права доступа […] Я ожидаю, что права доступа изменятся. Я ожидаю, что люди, имеющие допуск к папке, также будут иметь права доступа к файлу, если его переместят [...] Другими словами, что разрешения на право доступа станут более всеобъемлющими ».

Однако такое восприятие не было постоянным в разных ситуациях. Например, если файл, к которому был предоставлен общий доступ пользователю A, был перемещен в частное место (не предоставленное никому другому), некоторые участники думали, что файл станет частным, а пользователь A потеряет привилегии.

Некоторые участники думали, что при копировании файла должны сохраняться права доступа оригинала, независимо от того, куда была помещена эта копия, другие считали, что скопированный файл должен быть приватным.

Практики сотрудничества

Некоторые из наших участников использовали такие службы, как Office 365 Live и Google Docs или Google Sheets, для совместного создания и редактирования облачных файлов с другими. Мы заметили, что, как правило, люди предпочитают создавать свои собственные правила совместной работы, а не полагаться на предоставляемые системой механизмы для совместного редактирования или слияния. Несколько участников рассказали о плохом опыте, связанном с тем, чтобы позволить системе выполнять слияние, когда несколько человек редактируют файлы одновременно (например, некоторые жаловались, что получили ошибку и не смогли сохранить файл, поэтому разным участникам приходилось сохранять копии файлов, а затем объединять изменения по отдельности):

«Например, я непосредственно нажму «Сохранить» [кнопку], и система мне выдает, что по какой-то причине не удалось обновить файл. […] Так что такие моменты очень раздражают, потому что тогда вам нужно связаться с другим человеком, который работает над файлом, и сообщить ему: «ты знаешь, изменения не сохраняются». То есть кто-то должен сохранить текущую версию файла, а затем обновить его, основываясь на том, что не сохранилось до этого».

По сути, большинство пользователей заявили, что они стараются быть внимательными при работе с другими над одним и тем же документом, и обычно либо согласовывают стратегию, когда начинают соавторство, либо используют практики, уже установленные в их рабочей группе. Как правило, они избегали работать над одним и тем же разделом документа одновременно с другим человеком: «Итак, я не буду кликать ту же ячейку, что и они, и пытаться работать над одним и тем же. И я тоже не заставлял их делать что-то подобное».

Появилось несколько стратегий:

  • Разделяй и властвуй. Каждый соавтор выбирал определенную часть  документа и следил за тем, чтобы он редактировали только её. Вот как это описывали некоторые участники:
«Люди будут ставить свои имена рядом с […] конкретными группами. Итак, Шону в основном принадлежат эти две секции [… и] вся эта область. Эта часть пока никому не принадлежит, поэтому никто не должен её редактировать, даже если я думаю, что кто-то это сделал. […] Итак, мы рассмотрим это и внесем правки в этот документ. А потом поговорим о том, что было изменено, что было добавлено».
«У нас все распределено таким образом, что каждый работает над своей конкретной задачей и не берется за чужую».
  • Централизованная модель. Соавторы комментировали и вносили предложения одновременно, затем модератор собирал изменения и фиксировал их.
«Раньше, когда я работал над документами, у нас могло быть шесть или восемь человек, которые работали над одним документом, и это часто было проблематично, потому что люди как бы печатали друг поверх друга. И история версий становилась очень запутанной. Одна из причин, по которой мы это делали, была в том, что мы часто работали над проектами в последнюю минуту. И, таким образом, это было похоже на то, как будто все впрыгивали и вставляли [свою] обратную связь. И когда это происходило, у нас был один человек, который был, вроде как, модератором документа, и он отвечал за его закрытие в определенное время, а затем проходил его и видел, какие комментарии у всех были, и принимал или удалял эти комментарии как таковые».
  • Цветовая кодировка. В этой версии централизованной модели разные люди будут использовать разные цвета для своих вкладов, а администратор документа будет делать последний проход, чтобы зафиксировать все изменения и форматирование изменений.
  • Разделение времени. Один человек может претендовать на эксклюзивный доступ к файлу в течение определенного периода времени и работать над ним (иногда в автономном режиме), а затем загружать изменения.

«Некоторые редакторы, с которыми я работаю, предпочитают редактировать в Microsoft Word, поэтому они снимают документ Google и редактируют в Microsoft Word. И я думаю, что иногда людям не нравится, что другие могут видеть, как они работают над документом. […] Редактор скачивал документ и работал над ним, а затем просто возвращал его обратно, чтобы другие могли увидеть окончательные результаты ».

Как Google Docs / Sheets, так и Microsoft Office 365 позволяют легко узнать, редактирует ли кто-то другой документ одновременно с вами, поэтому пользователи сообщали, что воспользовались этими функциями. Они также сказали, что им нравится видеть курсор другого человека. Один участник упомянул, что воспользовался функцией чата, связанного с документами.

Доступ к истории редактирования был ценной функцией, но не всегда легко доступной. Некоторые люди жаловались, что эта функция недоступна в OneDrive. И даже в Google Диске, где многие из наших участников хвалили то, насколько легко получить доступ к истории версий, люди не совсем понимали, как узнать, какие именно изменения были внесены.

«История версий. Итак, это все версии, и я могу видеть, кто их комментировал. Я думал, что есть способ узнать, кто внес изменения в определенные ячейки, но я не помню, как это сделать. […] Итак, в этом случае 17 сентября Дэвид отредактировал эту ячейку, называемую опасностями. Я не вижу, что он с ней сделал, но я думал, что есть способ увидеть, что конкретно было изменено, но, может быть, я ошибаюсь в этом. [Так что, если бы я действительно хотел знать, что он изменил], я бы спросил его ».

Таблицы Google: хотя можно было увидеть, какие ячейки были отредактированы конкретным человеком, приложение не показывало, что это были за изменения.

Целостность между веб-приложениями и настольными приложениями

Пакет Microsoft Office Suite был доступен как в браузере, так и локально как собственное приложение. Многие участники не осознавали, что могут открыть облачный документ в собственном приложении и сохранить его обратно в облако. Они считали, что настольное приложение работает с файлами рабочего стола, а веб-приложение предназначено для облачных файлов. Некоторые участники думали, что им нужно явно загрузить файл, чтобы отредактировать его с помощью настольного приложения, или что после того, как они открыли файл в собственном приложении, они должны были снова загрузить его в облако.

Пользователей также раздражало, что некоторые функции нативных приложений отсутствовали в веб-аналогах (например, функция фильтров в Excel).

Заключение

Мы обнаружили, что, хотя участники нашего исследования часто использовали облачные системы хранения на работе и дома для различных целей, они имели лишь примитивное представление о том, как работают облачные системы хранения, и редко в полной мере использовали их функции и возможности. Большинство участников в основном использовали облако, чтобы иметь доступ к своим файлам на всех своих устройствах и делиться контентом с другими. Некоторые также воспользовались преимуществами программного обеспечения некоторых из этих систем для совместного редактирования, но они осторожно относились к редактированию одновременно с другими и часто создавали свои собственные методы работы, чтобы избежать проблем с синхронизацией.

В облачном хранилище многих участников отсутствовала хорошая организационная структура, по крайней мере, по двум причинам: (1) люди были склонны использовать веб-интерфейс для облачных сервисов, а эти интерфейсы имели ограниченные возможности прямого управления, и не полностью соответствовали традиционным ментальным моделям, основанным на работе с папкам; (2) поскольку люди не полностью понимали права доступа к совместно используемым файлам, они часто не реорганизовывали файлы, которые были переданы другими лицами, или даже думали, что реорганизация в принципе невозможна. Участникам также было трудно находить файлы, которыми с ними поделились другие люди, и они часто выполняли поиск по электронной почте, чтобы найти ссылки, которые им прислали другие.

Сотрудничество было ценной особенностью, но в то же время требовало дополнительных усилий для того, чтобы изменения не были потеряны. Людям приходилось разрабатывать стратегии, требующие больших затрат времени (часто с привлечением дополнительного человека для модерирования результатов или личных встреч для согласования конечного результата), потому что управление версиями документа было непростым и не было полностью прозрачным. Несмотря на то, что некоторые люди пользовались функциями чата для работы с документами в этих системах, в большинстве случаев стратегии сотрудничества требовали внешнего обмена (через электронную почту или лично).

Эти результаты имеют два класса значений для двух разных групп читателей:

  1. Разработчикам систем облачного хранения следует делать все возможное, чтобы сделать функциональности систем прозрачными для пользователей. Советы, относящиеся к работе в автономном режиме, более широкое использование прямых воздействий на данные, отображение разрешений на доступ к файлам и четкая обратная связь о правах доступа при перемещении или удалении файла имеют большое значение для облегчения понимания пользователями поведения этих систем.
  2. Организации, внедряющие облачные системы хранения данных в свою работу, должны знать, что люди редко используют их в полную силу. Они могут помочь своим сотрудникам лучше использовать преимущества этих систем, установив четкие правила и инструкции по использованию этих систем внутри организации. Недостаточно установить программное обеспечение на компьютеры людей. (Хотя мы не решаемся рекомендовать обучение пользователей в качестве решения проблем с удобством использования, но это может быть тот случай, когда небольшое обучение может иметь большое значение, особенно в организациях, которые не могут улучшить дизайн внешнего облачного решения.)
Источник:
nngroup.com
·
comments powered by HyperComments